Gagner des congrès. Multiplier la tenue de réunions d’affaires sur notre territoire. Faire de ce dernier le lieu incontournable en matière de tourisme d’affaires. Pour au final, générer des retombées économiques pour le territoire et nos professionnels. Tel est le sens du travail quotidien du bureau des congrès de l’OTC3M.
Oui, mais concrètement, comment travaille le BDC pour gagner ces candidatures ? On vous emmène dans les coulisses du service !
Etape 1Un travail de veille pour identifier les congrès potentiels
Deux types de congrès existent : les congrès nationaux, et les congrès internationaux.
Pour chacun d’entre eux, des appels à candidatures consultables auprès de différentes structures spécialisées, et auxquelles le BDC a adhéré afin d’avoir accès à la base de donnée : Pour les congrès Internationaux, ICCA et le cluster tourisme d’affaires d’Atout France (dont par ailleurs le BDC Montpellier est membre de la commission association) et France Congrès pour les congrès nationaux.
Etape 2Choix stratégique des congrès pour lesquels le BDC va proposer un dossier de candidature
Les congrès tournent chaque année : continent, pays, ville… Tout l’enjeu pour le BDC est d’être à même d’identifier la pertinence de la candidature du territoire, en fonction des lieux d’accueil des précédentes années, mais aussi des liens entre la thématique des congrès et les pôles d’excellence locaux, sur lesquels la candidature peut s’appuyer. C’est donc avec des projections à 3-5ans que travaille quotidiennement le BDC. Un exemple : Le congrès IMOG… prévu du 12 au 17 septembre 2021, et gagné récemment par le territoire suite à l’envoi d’une candidature du BDC en 2017 !
Etape 3Constitution du dossier et mobilisation des acteurs Comme nous le disions plus haut, la candidature du territoire aura plus de poids auprès du comité de décision/d’attribution du congrès, si cette dernière est portée par une Eminence reconnue, un « héraut » de la spécialité dudit congrès. En cela, le BDC doit être en capacité de s’entourer de ces « pointures » qui porteront haut et fort la candidature de Montpellier méditerranée. Tout l’enjeu également pour le BDC est de fédérer les différentes parties prenantes, qui contribueront au succès du congrès : les Elus, qui doivent apporter leur soutien à la tenue du congrès, la voierie, les transports, les hébergeurs, restaurateurs, les structures d’accueil dudit congrès, les animations au travers du programme social, etc… Un véritable travail de chef d’orchestre
A noter que chaque année, ce sont près d’une 30e de dossiers de candidature qui sont constitués par le BDC.
Etape 4 L’accueil du congrès
A chacune des étapes, l’organisateur du congrès attend du BDC un véritable soutien logistique. Une fois la candidature remportée, il s’agit donc pour le BDC pour poursuivre ce travail de mutualisation des acteurs, afin de garantir le parfait succès de l’évènement, et par là même asseoir la réputation d’expert du territoire en matière de tourisme d’affaires. C’est ainsi que le bureau des congrès peut suivre un seul et même congrès pendant plusieurs années… Un travail de longue haleine !
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Les prochains congrès d’envergure confirmés à Montpellier : le congrès de la Mutualité française (2500 personnes, du 14 au 16 juin 2018), le congrès des associations Paralysés de France (1300-1800 personnes, du 21 au 23 juin 2018), International Congress on Plant Molecular Biology (2000 personnes du 5 au 10 octobre 2018), Aquaculture society congress (2000 personnes du 26 au 29 août 2018), World Congress on Agroforestry (1500 personnes du 19 au 23 mai 2018), Congrès IMOG (600 personnes, du 12 au 17 septembre 2021)
